Messagerie pro : boîtes partagées, alias et adresses génériques
L'adresse contact@ a été créée il y a dix ans, avec un mot de passe que trois personnes connaissent, dont une qui est partie. Les factures arrivent dans la boîte de la comptable, et personne ne les voit pendant ses congés. Le commercial répond depuis une adresse gratuite. Rien de grave tant que tout va bien ; tout se complique le jour d'un départ, d'une absence ou d'un piratage. Quelques règles simples remettent de l'ordre.
Publiée le par L'atelier IF2M, Montauban · 5 min de lecture
Les adresses génériques, et à quoi elles servent
Une adresse générique désigne une fonction plutôt qu'une personne : contact@, accueil@, compta@, devis@, sav@. Elle a deux avantages. Elle survit aux personnes : le jour où la comptable change, l'adresse reste, et vos fournisseurs n'ont rien à mettre à jour. Et elle se partage : pendant les congés de l'une, une autre prend le relais.
Encore faut-il choisir la bonne façon de la créer. Il en existe trois, qui ne font pas du tout la même chose.
Boîte partagée, alias ou transfert
La boîte partagée. Une boîte à part entière, avec ses propres dossiers, que plusieurs personnes ouvrent depuis leur propre messagerie. Chacun voit les mails reçus, ceux auxquels un collègue a déjà répondu, et peut répondre au nom de l'adresse générique. C'est la bonne solution pour contact@ ou compta@, dès que plusieurs personnes s'en occupent.
L'alias. Une adresse de plus, rattachée à une boîte existante : les mails envoyés à devis@ arrivent directement chez la personne qui fait les devis. C'est simple, tant qu'une seule personne s'en occupe.
Le transfert. Les mails reçus sont renvoyés automatiquement vers une autre adresse. Pratique en apparence, c'est souvent le maillon faible : les mails sortent de la messagerie de l'entreprise, parfois vers une adresse personnelle, et plus personne ne s'en souvient le jour où il faudrait l'arrêter.
Il existe aussi la liste de diffusion, qui distribue chaque mail reçu à plusieurs personnes. Elle sert à informer une équipe, moins à traiter des demandes : chacun reçoit le mail, et personne ne sait qui a répondu.
Pourquoi pas un mot de passe partagé
La solution la plus répandue reste la plus fragile : une vraie boîte contact@, dont le mot de passe est connu de toute l'équipe. Ses défauts sont connus :
- impossible de savoir qui a envoyé ou supprimé un mail ;
- la double authentification ne peut pas reposer sur le téléphone de chacun, alors on s'en passe ;
- au départ d'une personne, il faut changer le mot de passe pour tout le monde, et on repousse ;
- le mot de passe finit sur un papier, dans un fichier, ou réutilisé ailleurs.
Or une messagerie piratée est le point de départ des fraudes les plus coûteuses : faux RIB envoyé aux clients, fausses factures, règles cachées qui détournent les mails. Avec une boîte partagée, chacun se connecte avec son compte, protégé par sa double authentification, et un départ ne concerne que lui. C'est l'une des sept mesures que nous recommandons à toutes les entreprises.
Les arrivées et les départs
C'est là qu'une messagerie bien rangée fait gagner le plus de temps.
À l'arrivée. Le nouveau salarié reçoit son adresse personnelle, puis l'accès aux boîtes partagées de son poste. Pas le mot de passe de son prédécesseur.
Au départ. Le compte est bloqué le jour même, mais l'adresse ne disparaît pas aussitôt : un message d'absence indique le bon interlocuteur, les mails continuent d'arriver chez un collègue ou chez le responsable pendant quelques mois, puis la boîte est archivée. Avec Microsoft 365, la boîte d'un ancien salarié peut ainsi devenir une boîte partagée, que seules les personnes autorisées consultent.
La liste complète des accès à fermer le jour d'un départ est dans notre fiche sur le départ d'un salarié.
Une adresse à votre nom de domaine
Une adresse en @votre-entreprise.fr inspire confiance ; une adresse gratuite donne l'image d'une activité d'appoint. Surtout, elle ne vous appartient pas. Une adresse fournie avec votre box disparaît le jour où vous changez d'opérateur, et une adresse gratuite dépend des conditions du service, comme du mot de passe de celui qui l'a créée.
Avec votre nom de domaine, vous restez maître de vos adresses, quel que soit le prestataire de messagerie. À condition que ce nom de domaine soit bien au nom de l'entreprise, ce qui n'est pas toujours le cas : voir notre fiche sur à qui appartient votre nom de domaine.
Remettre de l'ordre, en trois étapes
Pour réorganiser sans rien casser :
- faites la liste des adresses : qui les lit, qui connaît leur mot de passe, lesquelles sont transférées, et vers où ;
- transformez les adresses génériques lues par plusieurs personnes en boîtes partagées, et supprimez les mots de passe communs ;
- arrêtez les transferts vers des adresses personnelles ou extérieures, et activez la double authentification sur chaque compte.
Prévenez l'équipe avant le changement. Pour chacun, la boîte partagée apparaît simplement à côté de la sienne, dans sa messagerie habituelle : la prise en main est rapide.
Ce que nous faisons pour vous
Lors de l'état des lieux offert, nous passons en revue Microsoft 365 et la messagerie de votre nom de domaine : adresses, accès, transferts. Nous pouvons vous proposer une messagerie à votre nom de domaine, et nous vous accompagnons pour la double authentification, réglée dans Microsoft 365 puis activée par chacun sur son téléphone.
Microsoft ne s'engage pas à sauvegarder vos mails : notre contrat Premium, à 34 € HT par poste et par mois, ajoute la sauvegarde de Microsoft 365, du simple mail au compte entier. Le détail est sur notre page contrat de maintenance. Pour la prise en main de vos équipes, nos formations commencent à 90 € HT de l'heure, pour une à trois personnes.
Pour faire le point sur vos adresses, appelez l'atelier au 05 63 91 01 52, ou écrivez-nous.