Rentrée : l'inventaire informatique à faire en septembre

Pourquoi en septembre

En juillet, le portable de la comptabilité a fait un bruit inquiétant, puis plus rien. En août, la moitié de l'équipe était en congés. Septembre est le moment où tout le monde revient, et où il reste trois mois pour budgéter ce qui doit être remplacé avant la fin de l'année.

Un inventaire n'est pas un audit. Il s'agit de savoir ce que vous avez, dans quel état, et ce qui arrive à échéance. Pour une petite équipe, une demi-journée suffit souvent, à condition de suivre une liste.

Les postes : âge, système, mises à jour

Pour chaque ordinateur, notez qui s'en sert, son modèle, son année d'achat et son système. Puis vérifiez trois choses.

Le système. Windows 10 n'est plus pris en charge depuis le 14 octobre 2025 : sauf programme payant de Microsoft, il ne reçoit plus de correctifs de sécurité. Un poste compatible passe à Windows 11 ; les autres sont à remplacer. Ce sont les premiers de la liste.

Les mises à jour. Un poste qui affiche « redémarrage nécessaire » depuis trois semaines n'est pas à jour.

Le disque. Sur un poste de plus de cinq ans, un disque mécanique explique souvent la lenteur, et c'est fréquemment la pièce qui lâche la première. Un disque presque plein aussi. Le passage à un SSD, par une copie à l'identique, redonne souvent quelques années à un poste encore sain : c'est l'une des interventions courantes de notre atelier.

Les sauvegardes : celles qu'on a testées

La bonne question n'est pas « avons-nous une sauvegarde ? », mais « quand avons-nous restauré un fichier pour la dernière fois ? ». Pour chaque sauvegarde, notez ce qu'elle copie, où elle va, quand elle a réussi pour la dernière fois, et qui est prévenu quand elle échoue.

Puis faites l'essai : demandez un fichier d'il y a quinze jours. Vérifiez aussi qu'une copie existe hors de vos locaux : un disque branché en permanence au serveur part avec lui en cas de vol, d'incendie ou de rançongiciel. Notre fiche sur la règle 3-2-1 détaille la méthode.

N'oubliez pas la messagerie, les fichiers en ligne et les portables.

Les comptes et les licences

Faites la liste des comptes de messagerie et de Microsoft 365, et comparez-la à la liste du personnel. On y trouve presque toujours une stagiaire partie en juin, un ancien commercial dont la boîte reçoit encore des mails, ou une licence payée pour une adresse que personne n'ouvre.

Dans le même tableau, notez :

• les comptes administrateurs, en vérifiant que chacun en a vraiment besoin ;
• la double authentification, activée sur chaque compte ou seulement sur certains ;
• les logiciels sous licence : comptabilité, paie, dessin, antivirus, avec leur date de renouvellement ;
• les mots de passe du matériel : box, bornes Wi-Fi, NAS, copieur, avec le nom de ceux qui les connaissent et l'endroit où ils sont rangés.

Les imprimantes et le réseau

Les imprimantes. Modèle, contrat de location éventuel, compteur de pages, numérisation vers les mails : c'est souvent elle qui s'arrête après un changement de mot de passe de la messagerie. Notez aussi les cartouches ou les toners d'avance.

La box et le réseau. Quel opérateur, quel débit, où sont le switch et les bornes Wi-Fi, et lesquels ont plus de cinq ans. Le Wi-Fi des visiteurs est-il séparé de celui de l'équipe ? Que se passe-t-il quand la fibre tombe ? Si la réponse est « on attend », notre fiche sur le secours 4G vous intéressera.

Le courant. Un serveur ou un NAS sans onduleur s'éteint brutalement à la première coupure.

Les contrats et leurs échéances

Rassemblez les contrats qui tournent en arrière-plan : Internet et téléphone, location du copieur, maintenance, logiciels métier, hébergement du site et nom de domaine, assurance. Pour chacun, trois informations suffisent : la date d'échéance, le préavis, et ce que vous payez par mois.

Beaucoup se reconduisent tout seuls, et un préavis de trois mois se rate facilement. Un tableau d'une page, relu à chaque rentrée, évite de payer un an de plus un service devenu inutile, ou de découvrir le jour de la coupure qu'un nom de domaine n'a pas été renouvelé.

Pour le matériel à remplacer, le choix entre l'achat et la location financière se fait aussi maintenant, avant le budget de l'an prochain.

La liste à cocher

À imprimer, et à cocher au fil de la demi-journée :

• chaque poste noté, avec son utilisateur, son âge et son système ;
• les postes sous Windows 10 repérés, compatibles ou non avec Windows 11 ;
• les mises à jour en attente faites, et les postes redémarrés ;
• un fichier restauré depuis la sauvegarde, et la copie hors des locaux vérifiée ;
• les comptes des personnes parties fermés, les licences inutiles retirées ;
• la double authentification vérifiée sur chaque messagerie ;
• les mots de passe du matériel rangés en lieu sûr ;
• les contrats listés avec leur échéance et leur préavis ;
• les remplacements à prévoir chiffrés, pour le budget de l'an prochain.

Ce que nous faisons pour vous

Cet inventaire, nous pouvons le faire avec vous : c'est notre état des lieux, offert. Nombre de postes, de serveurs, de NAS et d'imprimantes, plan du réseau, box, sauvegardes et antivirus en place, Microsoft 365 et messagerie : vous recevez une synthèse claire et nos propositions chiffrées.

Ensuite, nos contrats de maintenance, de 9 à 39 € HT par poste et par mois, surveillent chaque poste et tiennent son inventaire à jour. Dès le contrat Sérénité, à 24 € HT, nous intervenons quand une mise à jour bloque, et nous testons chaque année la restauration des postes sauvegardés. Pour fixer la date de l'état des lieux, appelez l'atelier au 05 63 91 01 52, ou écrivez-nous.