Départ d'un salarié : la liste pour fermer ses accès
Un salarié quitte l'entreprise vendredi. Le lundi suivant, sa messagerie reçoit toujours les mails des clients, son téléphone y a encore accès, et il connaît le mot de passe du Wi-Fi, de la banque en ligne et du compte du principal fournisseur. Le plus souvent, rien ne se passe ; mais un départ qui tourne mal, ou un simple téléphone perdu, suffit à transformer ces oublis en problème. Voici la liste, à préparer avant le départ et à dérouler le jour même.
Publiée le par L'atelier IF2M, Montauban · 5 min de lecture
Le jour même, et préparé à l'avance
La règle est simple : les accès se ferment le jour du départ, à l'heure convenue, et pas « quand on aura le temps ». Pour un départ en bons termes, c'est une formalité, que la personne comprend très bien. Pour un départ conflictuel, c'est indispensable, et parfois à faire pendant l'entretien plutôt qu'après.
La liste se prépare quelques jours avant, avec la personne quand c'est possible : quels comptes elle utilise, quels dossiers sont en cours, à qui ils passent. Le plus long n'est pas de fermer, c'est de retrouver tout ce qui était ouvert. Si vous avez fait l'inventaire de rentrée, la liste des comptes est déjà prête.
La messagerie : bloquer, sans rien perdre
La boîte mail est souvent l'accès le plus sensible : c'est par elle que l'on réinitialise les mots de passe de presque tous les autres comptes. Le jour du départ :
- bloquer la connexion et changer le mot de passe, puis fermer les sessions ouvertes, sur le téléphone en particulier ;
- poser une réponse automatique qui indique à qui écrire désormais ;
- transférer les nouveaux messages au collègue qui reprend les dossiers, ou transformer la boîte en boîte partagée, qu'il consulte depuis sa propre messagerie ;
- ne pas supprimer la boîte tout de suite : les échanges avec les clients et les fournisseurs restent utiles des mois après.
Les mails et les fichiers professionnels appartiennent à l'entreprise : ils restent, et se consultent après le départ. Seule réserve, les messages clairement identifiés comme personnels. Si la personne recevait des documents à son nom, comme les factures d'un fournisseur, demandez à l'expéditeur de changer l'adresse.
Les mots de passe partagés
Dans une petite équipe, beaucoup de mots de passe sont communs. Faites la liste de ceux que la personne connaissait, et changez-les :
- le Wi-Fi du bureau et l'accès à la box ;
- le copieur, le NAS, les caméras ou l'alarme, si elle en avait les codes ;
- les logiciels utilisés à plusieurs avec un même identifiant ;
- les comptes rangés dans un gestionnaire de mots de passe partagé, dont elle doit être retirée.
C'est l'occasion de remplacer les identifiants communs par des comptes nominatifs, un par personne : au prochain départ, il suffira de fermer le sien. Même le Wi-Fi peut fonctionner ainsi, en option, avec un réseau professionnel où chacun se connecte avec son propre compte.
Les comptes en ligne de l'entreprise
Au-delà de la messagerie, la personne avait sans doute des accès en ligne au nom de l'entreprise. Les plus fréquents :
La banque. Accès à la banque en ligne, droits de validation des virements, carte bancaire de l'entreprise : faites-les retirer par la banque, par écrit.
Les fournisseurs et les administrations. Comptes chez les grossistes, sur les sites de commande, les plateformes de marchés publics, l'espace professionnel des impôts ou de l'Urssaf.
Les réseaux sociaux et le site. Une page professionnelle dont l'unique administrateur est parti devient très difficile à récupérer. Gardez toujours au moins deux administrateurs, dont le dirigeant. Même chose pour le nom de domaine et l'hébergement du site.
Pour chaque compte, la question est double : faut-il retirer son accès, et l'entreprise en garde-t-elle un autre ?
Le matériel : rendu, sauvegardé, effacé
Portable, téléphone, tablette, badge, clés, disque externe : listez ce qui a été confié, et récupérez-le le dernier jour. Ensuite, dans cet ordre :
- récupérer les données professionnelles du poste et du téléphone : documents, dossiers clients, messages utiles ;
- retirer les comptes de la personne, et sur le téléphone professionnel, ses comptes personnels ;
- réinitialiser l'appareil avant de le confier à quelqu'un d'autre, plutôt que de laisser le successeur travailler dans la session de son prédécesseur.
Un poste qui quitte l'entreprise, revendu ou donné, doit être effacé complètement, disque compris. Notre atelier reprend les données d'un poste, le réinstalle proprement et prépare le poste du successeur.
Licences, accès à distance et double authentification
Trois accès s'oublient facilement.
Les licences. Sa licence Microsoft 365 et celles des logiciels métier se récupèrent pour la prochaine personne, ou se résilient : sinon, elles se paient chaque mois sans servir.
L'accès à distance. Le compte de VPN, de bureau à distance ou d'accès au serveur se ferme avec les autres. C'est celui qui permettrait d'entrer sans passer par les locaux.
La double authentification. Si le code d'un compte commun, comme celui de la banque ou d'un compte administrateur, arrivait sur son téléphone, faites-le passer sur celui d'une autre personne avant son départ. Sans cela, l'entreprise peut se retrouver bloquée hors de ses propres comptes. Cette protection reste l'une des sept mesures que nous recommandons.
Ce que nous faisons pour vous
Nous vous aidons à dresser la liste des accès et à fermer ceux qui passent par l'informatique : comptes du serveur et leurs droits, messagerie, double authentification, accès à distance. À l'atelier, nous reprenons les données du poste rendu, le réinstallons proprement et préparons celui du successeur.
Nos contrats de cybersécurité, dès 9 € HT par poste et par mois, protègent ensuite chaque poste ; l'état des lieux de votre parc est offert, comme la sensibilisation de vos équipes au hameçonnage. Avant le prochain départ, appelez l'atelier au 05 63 91 01 52, ou écrivez-nous.